Certidões Negativas: Quais São Obrigatórias e Como Manter Sempre Atualizadas

As certidões que sua empresa precisa ter sempre em dia

A habilitação fiscal e trabalhista é a etapa onde mais empresas são eliminadas por descuido. Uma certidão vencida no dia da abertura é motivo suficiente para inabilitação imediata — sem direito a ressalva, salvo para ME e EPP. Veja cada uma e onde emitir.

As 6 certidões essenciais

1. CND Federal (Receita Federal + PGFN): receita.economia.gov.br, validade 180 dias. 2. CRF do FGTS: conectividade.caixa.gov.br, validade 30 dias. 3. CNDT Trabalhista: tst.jus.br/certidao, validade 180 dias. 4. Certidão Estadual: portal da Sefaz do seu estado, validade variável. 5. Certidão Municipal: portal da Prefeitura, validade variável. 6. Certidão de Falência e Recuperação Judicial: cartório ou tribunal estadual, validade 30 a 90 dias.

Como organizar o controle de validade

Crie uma planilha com: nome da certidão, órgão emissor, data de emissão, validade e data de renovação (7 dias antes do vencimento). Configure alertas no calendário para cada renovação. Mantenha as certidões salvas em pasta digital organizada por nome e data.

Atenção: certidão positiva com efeito de negativa

Algumas certidões são emitidas como 'positivas com efeito de negativa' — o débito existe, mas está parcelado ou com exigibilidade suspensa. Essas certidões são aceitas em licitações tanto quanto as negativas puras. Não descarte sua certidão por ver 'positiva' no documento — leia até o final.